Exploitatie

Om de exploitatie en beheer van vastgoed vertrouwd en goed onder controle te hebben is een visie en proces nodig, gebaseerd op 3 niveaus:

• Beleidsniveau - benadering: Strategisch Directie bepaalt het beleid van de organisatie
• Beheerniveau - benadering: Tactisch Uw dienst, bijvoorbeeld de facilitaire dienst, vertaalt het beleid naar concreet uitgewerkte plannen. Door de overheid worden programma’s bedacht welke uitgezet kunnen worden in de maatschappij door de uitvoerende macht, maar er worden ook wetten en regels bedacht om de programma’s te structureren. Bij wet- en regelgeving kan gedacht worden aan de Wet Milieubeheer, Energie- of prestatienormering; etc.
• Uitvoeringsniveau - benadering: Operationeel De Technische Dienst en/of de onderhoudsfirma voert de plannen in de praktijk uit. Bij de uitvoering kan gedacht worden aan RVO Nederland die bedrijven helpt bij de invoering van programma’s zoals duurzaam ondernemen. Daarnaast zijn de gemeentes ook belast met de uitvoering en de controle op bedrijven vanuit bijvoorbeeld de Wet Milieubeheer.

Aan de linkerzijde van het model staan de externe factoren die de 3 niveaus beïnvloeden: De Maatschappij beïnvloedt de beleidsvoering van organisaties. Bijvoorbeeld: als een organisatie een voorbeeldfunctie wil vervullen in het kader van milieubewustzijn, moeten de beleidsmakers daar in de strategieën rekening mee houden. Wet- en Regelgeving heeft invloed op de plannen die op beheerniveau gemaakt worden. Bijvoorbeeld: bij wijzigende wet- en regelgeving (verplichte keuringen, inspecties, Risico-Inventarisaties & Evaluaties, etc.) moeten de beheerders ervoor zorgen dat de huisvesting minimaal hieraan voldoet én blijft voldoen. Gebruikers zijn van invloed op de uitvoering. Bijvoorbeeld: de uitvoerenden moeten adequaat opvolging geven aan de (dagelijkse) storingsmeldingen van gebruikers omtrent gebouw en inventaris.

Aan de rechterzijde staan de monitoringsmomenten: Door Benchmarking kan de directie de resultaten van haar beleid vergelijken met de resultaten van soortgelijke organisaties. Dit gebeurt op basis van (kosten)kengetallen die door het beheer worden aangeleverd. De beheerafdeling toetst de huidige prestaties van de huisvesting aan de gewenste condities verlangd door het beleid. Pas als een organisatie inzicht heeft in wat voor werkzaamheden er worden uitgevoerd tegen welke kosten, kan men gefundeerde beslissingen nemen over de aansturing van al deze werkzaamheden. Dit vraagt om het continu monitoren van beheerafdeling én uitvoeringsafdeling. Dit betreft concreet het inzichtelijk maken van de werkzaamheden en kosten (intern/extern) en de aansturing daarop. WHC kan u helpen bij het formuleren van een duidelijke Vastgoed Beheer Visie!