Is uw organisatie al toe aan een prestatiecontract? Zowel opdrachtgevers als uitvoerende partijen moeten zichzelf die vraag stellen alvorens een dergelijk contract af te sluiten. De opdrachtgever zal een goed beeld moeten hebben van het technisch beheer en onderhoud in de vorm van o.a. goede analyses, rapportages, meldingen, energiegebruiken en klanttevredenheidsonderzoeken. Van de uitvoerende partij wordt transparantie in werkzaamheden en kosten gevraagd. Basisvoorwaarden zijn vertrouwen, transparantie en samenwerking. WHC kan als onafhankelijk mediator optreden. Enerzijds door deze basisvoorwaarden vooraf te toetsen en anderzijds door gedurende de looptijd van het contract, kritisch, objectief en met kennis van zaken de samenwerking te monitoren. Kortom: een prestatiecontract is:
‘Zeggen wat je doet, maar vooral doen wat je zegt…’
Onderzoek door de Rijksdienst Voor Ondernemend Nederland (voorheen AgentschapNL) toont aan dat door de toepassing van een prestatiecontract, waarin duidelijke afspraken worden gemaakt over onderhoud, energie en andere aspecten, een besparing kan worden gerealiseerd van circa 20% op de kosten en 35% op CO2. Duidelijke afspraken die worden vastgelegd in een prestatiecontract kunnen inderdaad leiden tot een besparing op de exploitatiekosten van uw gebouw op de lange termijn.
WHC kan het aanbestedingstraject begeleiden en ondersteuning bieden bij de uitvoering en monitoring van het prestatiecontract.
Volgens de onderstaande stappen komt een prestatiecontract tot stand:
- Opzetten organisatiemodel eigen organisatie (inzicht in taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden);
- Opstellen blauwdruk van het gebouw en/of installaties (inzicht in status en omvang van de aanbesteding);
- Vaststellen Prestatie-Indicatoren (PI’s) (inzicht in welke prestaties voor uw organisatie belangrijk zijn aangevuld met ervaringen vanuit WHC);
- Inrichten prestatieoverzicht en opstellen format onderhoudscontract (juridische kaders vaststellen en uitwerking KPI’s, hiervoor heeft WHC een basiscontract beschikbaar);
- Toetsing mogelijke inschrijvers (afhankelijk van soort aanbesteding Europees of vrij);
- Opstellen aanbestedingsdocumenten (inclusief beoordelingscriteria);
- Aanbesteden van het onderhoud (volledige directievoering tijdens de aanbesteding);
- Inregelen van Prestatie-Indicatoren na opdrachtverstrekking;
- Monitoring prestatiecontract en begeleiding (gedurende de looptijd van het contract).
In het prestatiecontract worden prestaties gemeten op basis van KPI’s. Een beter woord hiervoor is KSF’s, hiermee worden de meetwaarden geen prestatie indicatoren genoemd, maar worden het succes factoren genoemd.
Op de vraag “Is uw organisatie klaar voor een prestatiecontract?” wordt in de eerste twee stappen van het stappenplan duidelijk of het prestatiecontract inderdaad de gewenste contractvorm is die bij uw organisatie past. Blijkt dit niet zo te zijn, dan heeft WHC volop andere mogelijkheden voor onderhoudscontracten beschikbaar die bij uw organisatie passen. Indien gewenst kan ook een traject worden gevolgd dat alsnog tot een prestatiecontract zal leiden. Andere contractvormen zijn bijvoorbeeld een inspanningscontract of een resultaatcontract. Ook hiervoor hebben wij basiscontracten beschikbaar die als uitgangspunt gebruikt kunnen worden.
