Data op orde?

Een regel die we steeds vaker tegenkomen in ons werk. Steeds vaker wordt vanuit allerlei acties in het kader van exploitatie van een gebouw gevraagd naar recente data betreffende gebouwen en het gebruik daarvan. In veel gevallen komen die verzoeken voor het aanleveren van data op momenten dat facilitaire diensten druk zijn met allerlei andere dagelijkse of projectmatige werkzaamheden. Het is dan ook vaak een extra belasting voor de facilitaire medewerkers om tijdig alle gevraagde data aan te leveren.

Waarom zouden we wachten met het op orde brengen van de data als we nu al weten dat mogelijk in de toekomst de vraag gaat komen voor het aanleveren van diverse zaken. Er zijn vele zaken, vaak vanuit de overheid verplicht of voor gebouwonderhoud, waarvoor we data nodig hebben.

Hierbij valt te denken aan bijvoorbeeld:

• informatieplicht
• EED rapportages (energieaudit)
• opstellen energielabel
• aanbestedingenonderhoud
• renovaties

Wij ervaren dat de gewenste data niet direct beschikbaar is of ergens in systemen is ondergebracht voor andere doeleinden dan waarvoor wij ze opvragen. Er is dus sprake van overlappende informatiebehoefte. Het ideaalbeeld zou zijn om alle informatie onder te brengen in een systeem, waaruit ieder voor zich de gewenste actuele informatie kan ophalen. Maar ook opslaan in verschillende systemen hoeft geen probleem te vormen.

Stappenplan:

Stap 1: Inventariseren welke data nodig is voor nu en in de toekomst.

Stap 2: Vaststellen of de aanwezige data van de juiste kwaliteit is.

Stap 3: Opvragen, opzoeken of aanvullen van de ontbrekende data.

Stap 4: Opstellen overzicht van data-eigenaren en data-gebruikers.

Stap 5: Borging van de dataopslag in een of meerdere systemen en afspraken maken over verantwoordelijkheid voor de actualisatie en het beheer van de aanwezige data.

Het op orde brengen van data is een continu proces. Er zullen in de toekomst zeker weer nieuwe zaken zich aanbieden of wijzigingen in de vraagstelling ontstaan, waardoor de data moet worden aangevuld of uitgebreid.

Wilt u meer weten over het op orde krijgen van data? Neem dan contact op met ons bureau via het telefoonnummer 073-6412722 of stuur een mail naar info@whc-consultancy.nl.

Wij helpen u graag op weg!