Contractbeheer Onderhoud

Uitvoering van preventief- en correctief onderhoud van de technische installaties is iets wat bij iedere organisatie voorkomt. Contractmanagement en factuurbeheer door WHC geeft inzicht en controle voor uw organisatie waarbij veel tijd en zorgen uit handen wordt genomen.

Wat houdt contractmanagement en factuurbeheer in?

Contractmanagement

Door de contractant worden kwartaal- en jaarrapportages opgesteld welke door WHC worden gecontroleerd, besproken en procesmatig opgevolgd. Deze rapportages kunnen de volgende onderwerpen bevatten:

• Status en reacties preventief onderhoud
• Overzicht correctief onderhoud, aantal storingen en trends
• Kosten correctief onderhoud per gebouw
• Optimalisatie voorstellen
• Bijzonderheden en mutaties
• Input MJOP
• Openstaande en uitgebrachte offertes en ramingen
• Ontvangen klachten met betrekking tot dienstverlening
• Signalering structurele problemen van technische en organisatorische aard
• Eventuele wijzigingen in wet- en regelgeving inclusief consequenties voor opdrachtgever

En belangrijk… WHC monitort de actiepunten die voortkomen uit deze rapportage en draagt er zorg voor dat contractuele afspraken worden nagekomen.

Factuurbeheer

Door facturen beter te controleren willen we bereiken dat er minder mutaties hoeven plaats te vinden in de administratie van uw organisatie en bovenmatige facturatie verlaagt plaatsvindt.

• De contractant, die het onderhoud van E en W installaties uitvoert, stuurt maandelijks een factuur ter controle naar WHC.
• Factuurcontrole vindt plaats op volledigheid en afgesproken format.
• Controleren of de coderingen overeenkomen met de opdrachtreferenties.
• Na controle en verwerking van mogelijke mutaties wordt de factuur vrijgegeven voor betaling. WHC stuurt de goedgekeurde factuur met bijlagen naar uw organisatie.
• In een overzicht wordt bijgehouden welke facturen, met welke omvang en wanneer zijn vrijgegeven voor betaling.